Werkende systemen, het grote onzichtbare effect.
Elke week zetten we een van onze spaken in “het zonnetje”. Wil je alle spaken eerst nog even zien, klik dan hier! Alle tien de spaken zijn namelijk van belang voor een werkend L&D systeem. Geen enkele mag vergeten worden, kleiner gemaakt worden of opzij geschoven worden.
Deze week zetten we ‘Werkende systemen’ centraal!
Voor velen het minst “sexy” onderdeel van ons werk.
We zijn niet voor niks L&D professionals geworden. Wat ons drijft is bezig zijn met mensen, met het zien van groei, met zichtbare gedragsverandering. Systemen zijn ‘noodzakelijk kwaad’ en vaak een doorn in het oog.
Daar zit een kern van waarheid in. Vooral in dat ‘noodzakelijk’. In de tijd waarin we leven zijn systemen nodig om ons werk uit te voeren. Zij nemen een deel van onze administratie weg, geven onze processen vorm en zorgen voor uniformiteit.
Het ‘kwaad’ zit hem vooral in dat systemen niet altijd werken of doen wat ze beloven.
Eerder leveren ze het gevoel op van extra rompslomp oftewel ‘de doorn in het oog’.
Het de hele dag bestookt worden met mails, appjes en belletjes helpt hierbij niet. Dat we dan ook nog systemen hebben waarin we zaken moeten vastleggen voelt als ‘on-top-off’.
Maar, deze systemen zijn echt van grote invloed op ons leerproces.
Leren en ontwikkelen hangt vaak samen met gebruik van systemen. Soms gaat het leren zelfs juist over het correct gebruiken van de systemen. Dit omdat je met de systemen een proces doorloopt, of dit systeem zorgt voor uniformiteit of samenwerking.
De systemen zijn vaak een punt van weerstand. Wanneer systemen niet werken, stoppen we met leren want ‘het’ werkt niet mee. Het is aan ons L&D’ers om weerstanden te tegen systemen te onderzoeken en een positieve bijdrage te leveren aan werkende en passende systemen. Hierbij denken we aan alle systemen, dus ook aan het LMS (Learning Management Systeem).
Hoe vaak heb je deze al niet gehoord?
“Ik heb een compliance training in mijn leeromgeving; deze heb ik gemaakt en afgerond maar het sluit niet goed af. Nu blijf ik reminders houden en krijg ik wekelijks van mijn leidinggevende een mail dat ik dit nog moet doen, maar ik heb het allang gedaan”.
Dit is natuurlijk SUPER frustrerend! Niet helpend. Niet motiverend. Voor niemand. Niet voor de medewerker, niet voor de manager, niet voor de admin, niet voor de technische kant en het belangrijkste niet voor het leerproces. Dit gaat rond in de organisatie: Heb jij dat ook? Ik ga zo geen training meer volgen hoor. Ik krijg toch de reminders, wat ik ook doe!
Dit wil je voorkomen.
Samen met nog veel meer! De verantwoordelijkheid die wij nemen:
- We nemen IT altijd mee in onze oplossing;
- Vanaf de voorkant kijken we naar de systemen die er zijn? Over welke systemen zijn we tevreden? Hoe zetten we de systemen correct in? Zijn er bugs die we al kunnen oplossen? Kunnen we al zaken doen om de systemen beter in te richten?
- We kijken naar de data die de systemen genereren en zetten die juist in, in het gehele proces;
- Adoptie voor medewerkers; dit ligt in samenwerking met IT, communicatie, ons en de afdeling waar het over gaat (een HR systeem, zal HR ook nodig hebben bijvoorbeeld);
- We stemmen samen een duidelijke rolverdeling af en brengen de rollen in kaart. Bijvoorbeeld key-users en zo verder;
- We maken de job-aids die nodig zijn, om het leven een stuk makkelijker te maken;
- We maken de hulplijnen inzichtelijk en zetten iedereen in de juiste positie;
- We gaan niet perse systemen toevoegen, maar kijken naar de huidige systemen om dit juist te framen. We gaan deze juist laden, juist laten werken en de functionaliteiten benutten.
Niet sexy, maar wel nodig en voelbaar wanneer het wel en/of niet goed ingericht is. Daarom goed om deze systemen erbij te pakken, vast te pakken en pas los te laten als dit goed loopt. Hier maken we ons samen verantwoordelijk voor en plukken daar de vruchten van. Zie het als de fundering van je huis; de elektra, de riolering. De zaken die achter de muren en onder de vloer zitten. Als ze niet meer werken, frustreert het enorm. Het hoort namelijk gewoon te werken!