Kraakheldere communicatie maakt of breekt
Elke week zetten we een van onze spaken in “het zonnetje”. Wil je alle spaken eerst nog even zien, klik dan hier! Alle tien de spaken zijn namelijk van belang voor een werkend L&D systeem. Geen enkele mag vergeten worden, kleiner gemaakt worden of opzij geschoven worden.
Deze week zetten we ‘kraakheldere communicatie’ centraal!
Als we een afdeling mogen noemen die ontwikkeling mee kan helpen stimuleren is het ‘communicatie’.
Communicatie kan een leerproces maken, maar ook breken!
Zowel bewust als onbewust is communicatie verweven in het gehele leerproces waarbij meerdere spelers een aandeel hebben. Daarom goed om deze verwevenheid uit het donker te halen en in het licht te zetten.
Laten we eens kijken hoeveel er gecommuniceerd wordt. Een kleine schets:
‘Er is een nieuwe training! Top! Deze nieuwe training wordt gepusht door de L&D afdeling naar de directie en managementlaag. Dit gaat middels een mail, in de whatsapp groepen en wordt uitvoerig besproken in de overleggen. Er wordt aan de managers gevraagd dit in het eigen teamoverleg en een-op-een te delen. Daarbij gaat L&D ook de communicatie kanalen gebruiken. Er komt een kort bericht te staan in de nieuwsbrief en daardoor ook op het intranet. Vanuit het leersysteem worden mails uitgezonden naar alle medewerkers. De L&D’ers richten mogelijk ook een webinar in op aanvraag en gaan langs in bepaalde overleggen.’
Dit is alleen al vooraf! Dit is vaak hoe het gaat en dit lijkt – op het eerste gezicht – op een goed lopend proces waarin allerlei betrokkenen worden meegenomen en aan alles lijkt gedacht. Echter zitten er wat haken en ogen aan. Laten we deze hier inzichtelijk maken:
- De training wordt gepusht door de L&D afdeling. Dat is vaak al een kleine “red flag”;
- De directie en managementlaag wordt meegenomen. Vaak in een standaard praatje, waarbij managers vrij mogen aanmelden maar deelname niet verplicht is. Voor het gemak digitaal, waarbij managers vaak achteraf vragen of ze ‘het slidedeck’ mogen hebben;
- Dit slidedeck wordt dan vaak doorgemaild. Maar vaker niet dan wel;
- I n een teamoverleg wordt de beschikbare tijd vaak besteed aan de dagdagelijkse onderwerpen. De training schuift week na week door op de agenda. Dit is namelijk van groots belang! Maar deze week zijn we er helaas niet aan toegekomen;
- De nieuwsbrief wordt gescand door medewerkers en niet door iedereen gelezen. Vaak zijn er een paar enkelingen die bij het koffie apparaat het even doorgeven aan een collega. Dat helpt;
- De mails vanuit het leersysteem worden vaak niet gelezen. Deze zijn te generiek en niet aansprekend. Met enige regelmaat komen deze berichten in de vergaarbak met alle “compliance” mails. Hoe belangrijk ook, de delete knop is sneller ingedrukt dan we denken;
- Het webinar; een goede manier. Hier schrijven vaak de gemotiveerde medewerkers in. Top! Die moet je ook hebben en blijven motiveren. Echter is dit dus vaak dezelfde groep;
Je merkt al:
Communicatie is een enorme succesfactor in het L&D proces. Dat is een voldongen feit. Maar het is lastiger dan gedacht. Het mag niet vergeten worden. Het mag niet onzichtbaar zijn. Er moet focus op zijn en het proces moet naar de oppervlakte komen. Het vraagt om bewuste aandacht en actiepunten. Dit hebben we in te richten en expliciet te maken in het proces.
De haken en ogen lijken al-tijd de overhand te hebben.
Waaraan dit ligt?
Een overkill aan informatie, een overkill aan verschillende kanalen, communicatie die niet sprankelt en aanspreekt, geen bewustzijn van het belang en de verweving, een boodschap die niet hangt aan een kapstok en over de gehele linie: tijdgebrek. Als dit niet op het prioriteitenlijstje staat van de boodschapper, dan wordt het al een lastige strijd om te winnen.
Al met al. We moeten samenwerken, willen we een effectief leerproces op touw zetten.
Wat doen wij, als L&D experts, om dit proces te stimuleren?
- We betrekken al-tijd de communicatie afdeling. We gaan hier een strakke samenwerking mee aan. We kijken naar communicatiekanalen, data, behaalde successen, ambassadeurs, bereik, campagnes en cultuur rondom communicatie;
- We gaan samen toewerken naar aansluiting bij de doelgroep. Als dat nodig is de gehele organisatie, maar sowieso naar de groep die gaat leren en alle betrokkenen (collega’s, managers, IT etc.)
- We kiezen samen de juiste kanalen en maken een planning voor de juiste boodschappen op het juiste moment;
- We gaan de verwachtingen managen, waar en voor wie dit maar nodig is;
- We komen tot de kern. Kill your darlings, en dat dus ook in communicatie;
- We maken een duidelijke “loop”van zenden en ontvangen. We willen niet alleen maar zenden maar bereiken dat dit zenden resultaten oplevert zoals betrokkenheid, bewustwording en de start van een proces. We moeten dus ook iets met de ontvanger, de ontvanger moet zichtbaar zijn en moeten we kunnen monitoren.
Communicatie en L&D gaan – of ze het nu willen of niet – hand in hand. Het moet een goed huwelijk zijn. Dit huwelijk heeft aandacht nodig, we moeten elkaar niet voor lief nemen en in elkaar blijven investeren. Op de lange termijn plannen maken en op de korte termijn de juiste acties nemen, door de juiste belanghebbenden, op de juiste manier.
Wil je hier meer over weten en wil je kijken hoe dit in jouw organisatie strakker geregeld kan worden. Here we are! 😀